Alle volte è meglio interrompere

In questo articolo voglio parlare di un aspetto tanto cruciale quanto sottovalutato nel mondo degli affari: la cura delle relazioni nei momenti di crisi indipendenti dalla nostra volontà.

La nostra vita lavorativa ci porta spesso a partecipare a riunioni o incontri di ogni genere e nelle più disparate location; talvolta siamo costretti a fronteggiare situazioni inaspettate che possono rendere l'ambiente disagevole.

Uno di questi casi mi trovai a fronteggiarlo nel momento in cui, invitato ad una riunione dove partecipavano parecchi professionisti, si rompe l'aria condizionata ed eravamo circa a metà luglio. Caldo torrido, sole che batte a picco sulla finestra e l'aria che si fa sempre più densa, umida e bollente. Insieme agli altri convenuti stavamo cercando di concentrarci su un aspetto spinoso di un progetto che doveva partire di lì a breve, il padrone di casa si fece in quattro per rimediare un ventilatore, acqua e bevande fresche e salviettine umidificate. Niente da fare: la concentrazione stava piano piano abbandonando la riunione, mentre noi rimanevamo lì seduti cercando di trattenerla.

Dopo meno di un'ora dall'innalzamento vertiginoso della temperatura iniziai a notare il disagio di alcuni che, guardando la camicia, si vedevano bagnati di sudore.

Nel mondo degli affari, siamo spesso indotti a pensare che interrompere una riunione sia segno di debolezza o poca dedizione al lavoro, ma in realtà non è così: dimostrare invece una certa flessibilità e un genuino interesse per il benessere dei partecipanti ad una riunione, può avere un impatto positivo sulle relazioni interpersonali e sul raggiungimento dello scopo dell'incontro stesso.

Quella volta chiamai in disparte con una scusa il padrone di casa, che tra le altre cose era piuttosto in imbarazzo per l'inconveniente e sotto pressione per il successo del progetto, gli feci notare quanto questa situazione fosse disagevole per tutte le persone e gli proposi di essere lui ad interrompere la riunione. Gli feci notare che una soluzione interessante poteva essere quella di cambiare il luogo della riunione, si potevano prendere in considerazione anche cocktail bar piuttosto ampi, ristoranti nei quali saremmo potuti rimanere per pranzo o sale riunioni di conoscenti e amici.

Fu in quel momento che Giovanni, così si chiama il mio ospite che in seguito è diventato mio partner del progetto, ebbe l'intuizione di un ristorante di sua conoscenza, a pochissimi metri dall'ufficio, in cui era disponibile una sala a parte in cui sedersi comodamente. Detto fatto, una telefonata e pochissimi minuti a piedi risolsero la questione e, se proprio voglio essere preciso, aggiunsero quel tocco in più di relax e comfort che fecero concludere la riunione con soluzioni ben oltre le nostre aspettative.

Ricordati sempre che, in un momento in cui sopraggiunge un disagio inaspettato e indipendente da noi:

• ammettere con tutti che le condizioni stanno diventando disagevoli aiuta a creare un senso di comprensione e solidarietà tra i partecipanti alla riunione;
• suggerire di interrompere brevemente la riunione per cercare una soluzione al problema non solo è confortevole e rilassante, ma aggiunge anche partecipazione da parte di tutti alla soluzione del problema;
• dimostrare sensibilità verso le esigenze dei partecipanti contribuisce a creare un ambiente positivo e collaborativo;
• mantenere la calma, senza dare in escandescenze, influenza l'atteggiamento degli altri; rimani calmo e proattivo nel cercare una soluzione;
• una volta risolto il problema, riavvia la riunione con energia e spirito positivo.

Ricorda, il modo in cui gestisci le situazioni inaspettate influenza la percezione che gli altri hanno di te. Inoltre il prendersi cura delle relazioni, nel mondo degli affari, non è solo una questione di competenza professionale, ma di umanità e attenzione verso il Noi che costituisce la relazione stessa.

Impara a riconoscere i momenti in cui è vantaggioso interrompere una riunione, un brainstorming, una videoconferenza, o simili, e agisci di conseguenza; il valore intrinseco delle relazioni costruite con empatia e rispetto si riflette nei risultati del team, dell’azienda, del progetto, … e anche delle amicizie.

E a te è mai capitato di dover fronteggiare un imprevisto durante una riunione di lavoro? In che maniera hai risolto? Hai coinvolto tutti i partecipanti per trovare una soluzione consona e piacevole per ognuno?

Da anni intervisto persone di ogni genere, età ed estrazione sociale, per comprendere sempre meglio come individuare e correggere tutti i piccoli e grandi errori che influenzano il corretto sviluppo e la prosperità delle nostre relazioni. Se anche tu sei interessato a questo argomento contattami, sono sempre pronto a condividere esperienze e idee con gli altri.