Webinar e live streaming sono diventati strumenti di comunicazione potenti ed essenziali sia per le aziende che per i professionisti; questi metodi comunicativi offrono la possibilità di raggiungere un vasto pubblico in modo veloce, interattivo ed estremamente efficace, ma la linea tra professionalità e improvvisazione è estremamente sottile.
Gestire un webinar o un live streaming con professionalità può portare a un significativo incremento del coinvolgimento e della credibilità, mentre un approccio “amatoriale” può danneggiare, anche irreparabilmente, la reputazione di un’azienda, un prodotto o un brand.
La chiave del successo risiede nella preparazione accurata. Un webinar ben organizzato, così come un live streaming ben eseguito, richiede un'attenta pianificazione e una comprensione approfondita del pubblico di riferimento; uno dei principali vantaggi che offrono i webinar è la possibilità di fornire contenuti educativi e formativi in un formato diretto, strutturato e fortemente interattivo.
Durante un webinar che ho gestito per una azienda che si occupa di tecnologia informatica, siamo riusciti a coinvolgere centinaia di partecipanti attraverso una sequenza di brevi presentazioni ben strutturate, seguite da sessioni di Q&A (domande e risposte) dinamiche e moderate da una persona appositamente incaricata, oltre alla fornitura di materiali di supporto facilmente accessibili in rete. Questa attenzione alla programmazione, ed alle varie possibilità, ha portato non solo a un alto tasso di partecipazione da parte di potenziali clienti molto interessati, ma anche a un'ottima fidelizzazione dei clienti assodati che avevano partecipato per avere maggiori informazioni sulle novità.
In un altro caso, in occasione del lancio di una nuova linea di prodotti, ho consigliato un'azienda mangimistica di optare per un live streaming; la diretta è stata curata nei minimi dettagli da professionisti del settore, con una qualità video e audio impeccabile, scenografia curata professionalmente e con la possibilità di effettuare interazioni in tempo reale con il pubblico. Il risultato è stato un evento altamente coinvolgente, che ha generato un notevole richiamo sui social media, e che ha incrementato significativamente le prevendite dei prodotti nei giorni successivi.
D'altro canto è inutile negare che non mancano esempi di eventi mal gestiti: ho assistito a un webinar in cui i relatori apparivano impreparati, con presentazioni piene di errori e interruzioni frequenti dovute a problemi tecnici non preventivati e risolti prima dell'inizio della diretta; inoltre la piattaforma utilizzata non era adeguata al numero di partecipanti, soluzione che ha causato ritardi nella diretta e abbandoni da parte del pubblico prima della fine. Questo tipo di esperienza non solo dissuade i partecipanti dal seguire futuri eventi, ma danneggia la percezione dell'azienda.
Un altro caso emblematico di gestione approssimativa riguarda un live streaming di una conferenza di professionisti in campo legale, nel quale i relatori erano spesso fuori fuoco, con l'audio disturbato e la connessione instabile, molto probabilmente sottodimensionata rispetto agli strumenti utilizzati. La mancanza di moderazione dei messaggi inviati dal pubblico ha portato a una chat caotica e fuori controllo, che ha ben presto distolto l'attenzione dai relatori e dai contenuti principali. La mancanza di professionalità in questo contesto ha ridotto drasticamente l'efficacia del messaggio e ha scoraggiato il pubblico dal partecipare a future iniziative.
Per evitare tali insuccessi, è fondamentale considerare alcuni aspetti chiave:
- Scelta della piattaforma
È essenziale scegliere una piattaforma affidabile che possa gestire il numero di partecipanti previsto e offrire funzionalità adeguate come chat moderate, sessioni di domande e risposte (Q&A) e condivisione dello schermo controllata e pianificata. Piattaforme come Zoom, Google Meet, Microsoft Teams e WebEx sono generalmente affidabili per i webinar, mentre YouTube Live e Twitch sono ottime opzioni per il live streaming. - Preparazione tecnica
Testare tutte le attrezzature tecniche in anticipo è una attività basilare da non evitare anche se si è estremamente sicuri di tutti i propri strumenti. Ciò include verificare la connessione internet, la qualità dell'audio e del video e assicurarsi che tutti i relatori siano a proprio agio con la tecnologia utilizzata. Una regia professionale può fare la differenza tra un evento amatoriale e uno di alto livello. - Contenuti e interattività
I contenuti devono essere ben strutturati e interessanti per il pubblico; l'interattività è un elemento chiave per mantenere l'attenzione dei partecipanti. Questo può essere realizzato attraverso sessioni che sollecitino domande e risposte, così come dei sondaggi dal vivo ho una chat moderata. - Moderazione
La presenza di un moderatore esperto è fondamentale per gestire domande, mantenere l'ordine e risolvere eventuali problemi tecnici in tempo reale. Un moderatore può anche assicurarsi che il ritmo del webinar o del live streaming rimanga fluido e coinvolgente. Questo è uno dei consigli principali che do sempre: mai lesinare sul compenso di un buon moderatore, meglio se un professionista del settore esterno all'azienda. - Promozione
La promozione dell'evento deve essere effettuata con anticipo, utilizzando tutti i canali disponibili come social media, newsletter e siti web aziendali. Un buon piano di comunicazione prima dell’evento può incrementare notevolmente la partecipazione.
Tra le domande che mi vengono poste più spesso c'è la seguente: “Quando scegliere un webinar rispetto a un live streaming?”
I webinar sono particolarmente indicati per sessioni educative, corsi di formazione, presentazioni aziendali strutturate e interazioni approfondite con un pubblico specifico, in quanto offrono un ambiente controllato dove è possibile gestire l'interazione con i partecipanti in modo ordinato e produttivo.
D'altro canto i live streaming sono ideali per eventi pubblici, lanci di prodotti, conferenze, e situazioni in cui si desidera raggiungere un vasto pubblico in tempo reale. Offrono un'esperienza più dinamica e immediata, ma richiedono una gestione tecnica più intensa e, soprattutto, impeccabile per evitare problemi che possano compromettere la qualità dell'evento.
Un esempio di scelta corretta è un'azienda che lancia un nuovo software: può optare per un webinar per spiegare le funzionalità dettagliate agli utenti esistenti ed ai potenziali clienti, mentre un live streaming può essere più indicato per presentare il medesimo prodotto in una conferenza stampa online, coinvolgendo un pubblico più ampio.
La professionalità nella gestione di webinar e live streaming non può essere sottovalutata. La preparazione, l'attenzione ai dettagli e la capacità di rispondere prontamente a eventuali imprevisti sono elementi essenziali per il successo. Quando gestiti con cura, questi strumenti possono trasformare significativamente il modo in cui un'azienda comunica con il suo pubblico, creando connessioni autentiche e durature.
È importante ricordare che, sebbene la tecnologia sia un potente alleato, sono le persone, oltre alla loro capacità di utilizzarla efficacemente, a fare la differenza tra un successo ed un fiasco. La scelta di professionisti esperti per la gestione tecnica e dei contenuti di webinar e live streaming è un investimento che ripaga nel breve termine in qualità dell'interazione e soddisfazione del pubblico.
Sfruttare appieno il potenziale dei webinar e live streaming richiede impegno, professionalità e una chiara comprensione del pubblico. Solo così sarà possibile ottenere risultati concreti, che elevino la strategia di comunicazione aziendale ad un livello superiore alla media.
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